意外と知られていない!?便利なショートカットキー

「働き方改革」という言葉を耳にしない日がないぐらいテレビ・ネットで取り上げられています。

そのような中で多くの企業が労働時間の削減に取り組まれていますが、「働き方改革」とはいうものの仕事の量が削減される訳でもなく…、多くの人が、従来の業務をいかに効率化するかに頭を悩ませていると思います。「働き方改革」は物流事業者にも例外なく求められており、実際に物流事業者から常々苦労話を聞きます。その内容はドライバーの拘束時間等、配送に関わる部分が多いですが、物流事務に関わる話(人手不足、残業時間等)もよく聞きます。物流事務においては、すぐに業務効率化に繋げられることがまだまだ多くあると思われます。

そこで今回は、小さいことのようですが実は積み上げると大きな生産性向上、業務効率化に役立つパソコンソフトのショートカットキーについて少し触れたいと思います。

ショートカットキーはある程度業務効率化の有効手段として浸透しているので、多くの方は代表的なコピー、貼り付け、元に戻すといったショートカットキーは使用されていることと思います。

そこで、今回は意外と知られていない!?が、「覚えると使える」ショートカットキーに絞ってご紹介したいと思います。

余談ですが、一部の外資系のコンサルティング会社や金融系の会社ではショートカットキーを体に覚えさせるために、入社してしばらくはマウスを没収されるなんて話も聞いたことがあります。マウスがあるとどうしてもマウス頼りになり、ショートカットキーが覚えにくくなるためだそうです。

それではまいりましょう、意外と知られていない!?便利なショートカットキー5選

  • 「F4」:直前の動作を繰り返す

私は使う頻度が高く、便利なショートカットキーです。例えば、ひとつ前の動作が「セルの塗りつぶし」であった場合、「F4」を押すだけで、セルを塗りつぶしてくれます。連続して同じ動作をする場合は非常に有効です。あくまで、直前の動作を繰り返すだけですが、慣れてくるととても便利に感じることと思います。

  • 「Ctrl」+「Alt」+「V」:形式を選択して貼り付け

「Ctrl」+「V」の貼り付けは皆さまも使用されているかと思いますが、貼り付けをする時は結構な頻度で「形式を選択して貼り付け」をしていませんか?その時は上記のショートカットキーを使用してみてください。右クリックからの「形式を選択して貼り付け」の手間を省けます。

  • 「Ctrl」+「Page Up」 or 「Page Down」:シート移動(Excel限定)

Excelファイルに複数のシートが入っていることは多いと思います。Excelシートを変更する場合、マウスで移動し、該当のシートをクリックすることを面倒だと感じたことはないですか?このショートカットキーを使えば、マウスを使用することなく、サっとシートの移動が可能です。

  • 「Shift」+「Alt」+「=」:SUM関数(Excel限定)

SUM関数はよく使うことがあると思いますが、多くの方がメニューバーから「オートSUM」ボタンをクリックされていると思います。このショートカットキーを使えば、該当のセルの上段に対して一瞬で「オートSUM」を挿入できます。

  • 「Shift」+「Ctrl」+「L」:オートフィルタのオンオフ(Excel限定)

Excelを使用される方では、オートフィルタを使用される頻度は高いと思います。その都度メニューバーからオンオフを切り替えるよりもショートカットキーで設定する方が断然速いです。

いかがでしたでしょうか。

ショートカットキーによる業務短縮は、単発ではほんの数秒ですが、年間を通すと、数時間、あるいは数日分といった効果になることもあります。これは使える!と思われるショートカットキーが一つでもありましたら、ぜひご活用頂き、日々の業務効率化に繋げて頂ければ幸いです。

注:今回ご紹介した内容は、windowsで動作するショートカットキーです。また、機種によってはキーボードの構成が異なり、対応していない場合があります。

(文責:南部 大志)

ロジ・ソリューションでは、物流の事務効率化のご支援もさせていただいております。気軽にお声がけください。

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第400号 2019年2月20日)

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