プレゼンテーションは奥が深い!-7

前回は、プレゼンテーションの実施のための準備についてお話ししました。(前回はこちら

今回は、リハーサルについて取り上げます。

プレゼンテーションを行う場合の重要なポイントは、前回もお話ししましたが、十分に準備をすることです。「段取り八分」と言ったりしますが、準備をおろそかにしていては成功の確率は下がってしまいますので、注意が必要です。

前回お話しした情報収集ができれば、次はリハーサルです。規模が大きい場合やとても重要で失敗が許されない場合は、特に時間をかけてリハーサルを行うべきです。

リハーサルでは、まずプレゼンテーション全体の確認を行います。確認する項目は、「事前情報の確認」「役割分担」「時間配分」「資料の準備」「配布資料」「説明資料」「手持ち説明資料」「質疑応答用資料」です。一覧の資料を作成し、関係者で共有しておくことが大切です。

これらがすべてそろっていれば、次に実際に説明する資料の内容を確認します。

資料を確認する場合、最も大切なことは、「ストーリー性」があるかどうかです。イントロダクションからスタートし、エンドまでスムーズに流れるかを確認します。それぞれのページでは、ページごとの言いたいことがしっかり主張されているか確認します。特に重要なのは、ページごとのキーセンテンスです。たった一行か二行ですがこれだけを集めてみて、プレゼンテーションで伝えたいことが、もれなくダブリなく表現されているか確認します。(参考 「プレゼンテーションは奥が深い!-2」 「プレゼンテーションは奥が深い!-5」)

所要時間に対して枚数が多すぎないか、起承転結などの組み立てのバランスが崩れていないかも再度確認します。スライドの統一感や誤記などはリハーサルで初めて気づくことがありますが、事前に十分に確認しておくことが必要です。

次に実際にメンバーを聴衆にして、模擬プレゼンテーションを行います。プレゼンターも確認できるようにできればVTRで撮影します。このようにすることで、声の大きさやトーン、説明のスピードなどを知ることができます。また、ボディランゲージや姿勢などで自分の気づいていない癖なども確認できますので、注意すべきポイントが明確になります。

一方、リハーサルで聴衆役のメンバーは、文章量や言葉づかい、スライドの見え方、PC操作のスムーズさ、時間配分などを確認します。

リハーサルで出た問題点をしっかり対策することで、良いプレゼンテーションの準備ができたことになります。

次回は、いよいよプレゼンテーション本番です。

(文責:中谷 祐治

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第405号 2019年5月8日)

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