プレゼンテーションは奥が深い!-6

前回までは、プレゼンテーション資料の作成についてお話ししてきました。(前回はこちら

今回からは、プレゼンテーションの実施についてお話ししたいと思います。

プレゼンテーションを行う場合の重要なポイントは、十分に準備をすることです。「段取り八分」と言ったりしますが、準備をおろそかにしていては成功の確率は下がってしまいますので、注意が必要です。準備の第一歩は、プレゼンテーションに関する情報を集めて、確認することです。事前に確認すべき情報は、「目的やゴール」、「聴衆」、「時間」、「場所や設備」などです。

目的やゴールが明確でなければ、プレゼンテーション内容や準備があいまいになるため、より具体的に決めて、メンバーで共有化して準備を進めます。例えば、聴衆に理解を得る場合とトップに承認をもらう場合では、内容を変える必要があるためです。

プレゼンテーションの対象者については、できる限り情報を集めて準備を進めます。参加人員数やメンバーのみならず、役職やメンバーがプレゼンテーションの内容についてどの程度知っているかについても確認します。これによって話す内容を変える必要があるためです。

プレゼンテーションの所要時間については、説明と質疑応答などの時間配分を確認します。そして、プレゼンテーションに配分された時間内で、すべてのポイントをバランスよく説明するように準備します。当初想定していた時間と異なる場合は、予定していたプレゼンテーション資料を作り変えてその時間に合わせるようにします。一般によく使われるプレゼンテーションソフトは、いわゆる「現代の紙芝居」ですので簡単に構成を変えられると思います。「プレゼンテーションは奥が深い!-2」で「最初から章や項目などの番号はつけないことが必要」とお話ししたのは、このような資料構成を変更する場合に簡単に前後・追加できるようにするためなのです。

場所と設備については、プレゼンテーションを行う場所や利用できる設備も確認します。これは、ホール、会議室、応接室などで対応が異なるためです。最近はプレゼンテーションソフトを投影して実施する場合が増えていますが、ペーパーで行う場合は進め方が大きく異なってきますので注意が必要です。また、投影する場合もプロジェクターなのかディスプレイなのかを確認しましょう。多くの場合、ディスプレイはレーザーポインターが使えず、ソフトウェアの機能を活用することで代用できますが、この場合はどうしてもPC操作に注意が行ってしまうため、話し方の準備が必要になるためです。

事前の情報が、プレゼンテーションの資料構成や話し方、話す内容に密接に関連していることをお話ししてまいりましたが、皆様のプレゼンテーションの準備はいかがでしょうか?

次回は、プレゼンテーションの準備のリハーサルなどについてお話しします。

(文責:中谷 祐治

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第401号 2019年3月6日)

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